Privacyverklaring

Je leest op dit moment de privacyverklaring van Rolf’s coaching en begeleiding aan de Jan van Goyenstraat 13, 7944 VR te Meppel. Ingeschreven bij de kamer van koophandel met nummer 62510711. Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Rolf’s coaching en begeleiding.

Rolf’s coaching en begeleiding begeleidt op praktische wijze (jong) volwassenen of gezinnen met een WMO-indicatie op het gebied van wonen, werken of wat dan ook.

Wanneer jouw hulpvraag bij mij binnenkomt via:

• het contactformulier op mijn website ‘www.jottem.nu’;
• een telefoontje;
• maatschappelijk werk;
• of gemeente,

dan maken we een afspraak voor een klikgesprek.

Het klikgesprek vindt (in de meeste situaties) plaats bij jou thuis. Tijdens het contact voor het maken van een afspraak vraag ik mondeling toestemming voor het vastleggen van onderstaande persoonsgegevens in mijn agenda:

• je naam;
• het adres;
• en telefoonnummer.

Tijdens het klikgesprek overhandig ik je de privacyverklaring om je te informeren hoe ik omga met jouw persoonsgegevens. Van ons klikgesprek noteer ik geen gegevens en luister ik naar jouw verhaal en eventuele vragen. Je krijgt twee dagen bedenktijd om te overdenken of je met mij in zee wilt gaan. Gaan we akkoord, dan verwijs ik je naar het WMO-loket van je Gemeente om een indicatie aan te vragen. Wanneer je bij deze aanvraag ondersteuning nodig hebt, dan help ik je graag. Gaan we na het klikgesprek niet verder met elkaar dan verwijder ik je persoonsgegevens uit mijn agenda.

Tijdens het gesprek bij de gemeente maakt de WMO-consulent een gespreksverslag. De inhoud van dit gespreksverslag wordt meegenomen in de beoordeling van je aanvraag van een maatwerk-voorziening. Zodra je ‘groen licht’ hebt ontvangen van de gemeente (en een beschikking ontvangt) maken we een nieuwe afspraak voor het tweede gesprek.

Ik, als hulpverlener, ontvang van de gemeente geen kopie van het gespreksverslag WMO dat jij hebt gehad, maar ik kan jou er wel naar vragen of ik hiervan een kopie mag hebben. Wel mag de gemeente aan mij persoonsgegevens van jou verstrekken. Dit staat beschreven in de Wmo 2015.

Tijdens ons tweede gesprek maak ik aantekeningen op een kladblok. Mijn aantekeningen gebruik ik om na afloop een ondersteuningsplan te maken. Dit ondersteuningsplan maak ik op mijn laptop en ik gebruik hiervoor Word van Microsoft. Mijn laptop is een encrypted/versleutelde laptop met een wachtwoord beveiliging. Encryptie zorgt ervoor dat bij verlies of diefstal van mijn laptop de gegevens die erop staan niet voor anderen leesbaar zijn. De papieren aantekeningen worden na verwerking vernietigd.

Wanneer jij het helemaal eens bent met het gemaakte ondersteuningsplan en de hierin gestelde doelen, wordt het ondersteuningsplan door ons beide ondertekend. Een kopie van het ondersteuningsplan gaat naar de gemeente.

Er wordt voor het opslaan en bewaren van documenten een persoonlijke map aangemaakt. Documenten worden digitaal opgeslagen in een beveiligde omgeving van mijn externe harde schijf (NAS). In deze persoonlijke map bewaar ik de documenten die ik van jou ontvang en/of zelf aanmaak. De bewaartermijn van jouw persoonlijke map is zeven jaar vanaf het moment dat de ondersteuning is gestopt.

Van de gesprekken die volgen maak ik geen notities en leg ik geen gegevens vast.

De vastgelegde doelen in het ondersteuningsplan toetsen we beide tijdens een evaluatiemoment.

Dit evaluatiemoment wordt – in samenspraak met jou – in een document vastgelegd en door ons beide ondertekend. Een kopie van dit document gaat pas naar de gemeente wanneer jij het er helemaal mee eens bent.

Ik ben laagdrempelig en ben geen voorstander van bureaucratische rompslomp. Ik ben mij ervan bewust dat er op dit moment nog te veel persoonsgegevens worden aangeleverd en geregistreerd. Het doel is om, in samenwerking met de gemeente, in de toekomst alleen nog die gegevens aan te leveren die noodzakelijk zijn voor de ondersteuning en begeleiding. Ook doe ik geen geautomatiseerde verwerking, beoordelingen of voorspellingen op basis van de verkregen persoonsgegevens.

Ik heb in mijn werk een beroepsgeheim. Dat betekend dat alles wat er tussen ons wordt besproken ik geheim moet houden. Er wordt alleen van het beroepsgeheim afgeweken wanneer dit van de wet moet. Uitzonderingen zijn bijvoorbeeld dat er een melding gemaakt moet worden wanneer er sprake is van kindermishandeling of van huiselijk geweld.

Om de geleverde ondersteuning en begeleiding te kunnen factureren aan de gemeente, maak ik gebruik van de software ‘Thuiszorgplanner’ van Coolweb Zorgsoftware B.V. In deze beveiligde online omgeving registreer ik de ingeplande uren en de einddatum van je indicatie. Deze zorgsoftware maakt bij het inloggen gebruik van een zogeheten Twee-Factor-Authenticatie.

Voor de berekening van je eigen bijdrage WMO lever ik aan het CAK het aantal uren per week voor de ondersteuning die je van mij hebt gekregen. Ik log hiervoor in op ‘Mijn CAK Zakelijk’. Ook het CAK maakt bij het inloggen gebruik van inloggen met een twee-staps verificatie.

Tussen de gemeenten en Rolf’s coaching en begeleiding is er onderling uitwisseling van persoonsgegevens. Deze uitwisseling gaat via het landelijk communicatiepunt voor de zorg ‘VECOZO’. Zij zorgen voor een veilige omgeving waarin er administratieve gegevens uitgewisseld kunnen worden.

Vertrouwelijke e-mails worden verzonden via KPN Zorgmessenger. Vanuit deze beveiligde omgeving van de gemeente ontvang ik een bericht dat ik een mail kan ophalen om deze te kunnen lezen.

Ik werk samen met andere hulpverleners die geen contract hebben met de gemeente. Dat doen we  op basis van onderaannemerschap. Zij zorgen voor ambulante begeleiding en ik zorg voor de verwerking van de registratie van de geleverde zorguren in de Thuiszorgplanner.

Jouw gegevens blijven van jouw
Wil je weten welke persoonsgegevens ik precies van je heb? Vraag dan gerust een overzicht bij mij op. Je mag mij ook vragen om de persoonsgegevens die ik van je heb:

• aan te passen;
• te wissen;
• over te dragen aan iemand anders.
  Stuur je verzoek naar info@jottem.nu, dan maak ik het voor je in orde.

Wanneer je niet tevreden bent over de wijze waarop ik met je persoonsgegevens omga of heb je een andere klacht over de privacy, laat het mij weten. Komen we er samen niet uit, dan kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.